Komunikasi Efektif

Kita mungkin sepakat bahwa betapapun berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah produk, atau betapapun kuatnya sebuah kasus hukum, kesuksesan tidak akan pernah diperoleh tanpa penguasaan ketrampilan komunikasi yang efektif. Apakah kita sedang mempersiapkan presentase, negoisasi bisnis, melatih tim bola basket, membangun sebuah teamwork, bahkan menghadapi ujian akhir gelar kesarjanaan, maka efektivitas komunikasi akan menentukan kesuksesan anda dalam kegiatan-kegiatan tersebut. Kemampuan anda dalam menyampaikan pesan atau informasi dengan baik, kemampuan menjadi pendengar yang baik, kemampuan atau ketrampilan menggunakan berbagai media atau alat audio-visual merupakan bagian penting dalam melaksanakan komunikasi yang efektif.
Pengertian Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan melalui bahasa, baik verbal maupun non-verbal, mendengar, berbicara, gerak tubuh, dan ungkapan emosi.
Menurut Thomas Leech dalam bukunya Say it like Shakepeare, ada lima komponen atau unsur penting dalam komunikasi yang harus kita perhatikan yaitu: (1) Pengirim pesan (sender), (2) Pesan yang dikirimkan (message), (3) Bagaimana pesan tersebut dikirimkan (delivery channel atau media), (4) Penerima pesan (receiver), (5) Umpan balik (feedback). Leech menambahkan, bahwa untuk membangun komunikasi yang efektif, setidaknya kita harus menguasai empat keterampilan dasar dalam komunikasi, yaitu membaca-menulis (bahasa tulisan) dan mendengar-berbicara (bahasa lisan). Begitu pentingmya, banyak orang menghabiskan waktunya untuk melakukan,paling tidak,salah satu keempat keterampilan itu.
Penulis lain seperti Stephen Covey, bahkan mengatakan bahwa komunikasi merupakan keterampilan yang paling penting dalam kehidupan kita. Ia mengibaratkan komunikasi itu layaknya bernapas yang sudah secara otomatis kita lakukan setiap hari. Akibatnya, kita tidak memiliki kesadaran untuk melakukan komunikasi itu dangan efektif: bagaimana membaca dan menulis efektif, dan bagaimana mendengar dan berbicara dengan efektif. Kita terkadang lebih banyak berbicara daripada mendengar, padahal mulut kita hanya satu dan telinga kita ada dua yang berarti kita harus lebih banyak mendengar daripada berbicara.
Stephen Covey menekankan konsep kesalingtergantungan (interdependency) untuk menjelaskan hubungan antarmanusia. Unsur yang paling penting dalam komunikasi bukan sekedar pada apa yang kita tulis atau kita katakan, tetapi lebih pada karakter kita dan bagaimana kita menyampaikan pesan kepada penerima pesan. Jika kata-kata atau pun tulisan kita dibangun dari teknik hubungan manusia yang dangkal (etika kepribadian), bukan dari diri kita yang paling dalam (etika karakter), maka orang lain akan melihat atau membaca sikap kita. Jadi syarat utama dalam komunikasi efektif adalah karakter yang kokoh yang dibangun dari pondasi integritas pribadi yang kuat.
Kita bisa menggunakan analogi system bekerjanya sebuah bank. Jika kita mendepositokan kepercayaan (trust) kita, ini akan tergambar dalam perasaan aman yang kita miliki ketika kita berhubungan dengan orang lain. Jika kita membuat deposito di dalam rekening bank maka integritas yang mereka miliki, yaitu sopan santun, kebaikan hati, kejujuran, dan memenuhi setiap komitmen kita, berarti kita menambah cadangan kepercayaan terhadap bank. Kepercayaan kita menjadi lebih tinggi, dan dalam kondisi tertentu, jika bank melakukan kesalahan, kita masih dapat memahami dan memaafkannya, karena kita mempercayai bank. Ketika kepercayaan semakin tinggi, komuikasi pun lebih mudah, cepat, dan efektif.
Covey mengusulkan lima deposito utama yang dapat menambah rekening bank emosi dalam hubungan kita dengan sesama:
1. Berusaha benar-benar mengerti orang lain
Ini adalah dasar dari apa yang disebut emphatetic communication (komunikasi empatik). Ketika kita berkomunikasi dengan orang lain, kita biasanya”berkomunikasi” dalam salah satu dari empat tingkat. Kita mungkin mengabaikan orang itu dengan tidak serius membangun hubungan yang baik.Kita mungkin berpura-pura. Kita mungkin secara selektif berkomunikasi pada saat memerlukannya, atau kita membangun komunikasi yang atentif (penuh perhatian) tetapi tidak benar-benar berasal dari dalam diri kita.Bentuk komunikasi tertinggi adalah komunikasi empatik, yaitu melakukan komunikasi untuk terlebih dahulu mengerti orang lain, memahami karakter dan maksud /tujuan atau peran orang lain. Kebaikan dan sopan santun yang kecil-kecil begitu penting dalam suatu hubungan. “hal-hal yang kecil adalah hal-hal yang besar”.
2. Memenuhi komitmen atau janji adalah deposito besar; melanggar janji adalah pelarian yang besar
3. Menjelaskan harapan Penyebab dari hampir semua kesulitan dalam hubungan berakar di dalam harapan yang bertentangan atau berbeda sekitar peran dan tujuan. Harapan harus dinyatakan secara eksplisit.
4. Meminta maaf tulus ketika Anda membuat penarikan
5. Memperlihatkan integritas pribadi.
Integritas pribadi menghasilkan kepercayaan dan merupakan dasar dari banyak jenis deposito yang berbeda. Integritas merupakan pondasi utama dalam membangun komunikasi yang efektif. Karena tidak ada pesahabatan atau teamwork tanpa ada kepercayaan (trust), dan tidak akan ada kepercayaan tanpa ada integritas. Integritas mencakup hal-hal yang lebih dari sekadar kejujuran (honesty). Kejujuran mengatakan kebenaran atau menyesuaikan kata-kata kita dengan realitas.Integritas menyesuaikan realitas dengan kata-kata kita. Integritas bersifat aktif, sedang kejujuran bersifat pasif.
Setelah kita memiliki lima pondasi untuk membengun komunikasi yang efektif itu, kita juga perlu memperhatikan apa yang oleh ahli komunikasi disebut “hukum”.
Ada lima hukum komunikasi yang efektif yang terangkum dalam kata REACH:
Hukum 1: Respect
Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan. Rasa hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain. Ingatlah bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaan seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektivitas kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim, bahkan menurut mahaguru komunikasi Dale Carnegie dalam bukunya How to Win Friends and Influence People, rahasia terbesar yang merupakan salah satu prinsip dasar dalam berurusan dengan manusia adalah dengan memberikan penghargaan yang jujur dan tulus. Seorang ahli psikologi yang sangat terkenal William James juga mengatakan “Prinsip paling dalam pada sifat dasar manusia adalah kebutuhan untuk dihargai”. Dia mengatakan ini sebagai sebuah kebutuhan (bukan harapan atau keinginan yang bisa ditunda atau tidak harus dipenuhi), yang harus dipenuhi. Ini adalah sustu rasa lapar manusia yang tak terperikan dan tak tergoyahkan. Lebih jauh Carnegie mengatakan bahwa setiap invidu yang dapat memuaskan kelaparan hati ini akan menggenggam orang dalam telapak tangannya.
Charles Schwabb, salah satu orang pertama dalam sejarah perusahaan Amerika yang terdapat gaji lebih dari satu juta dolar setahun, mengatakan bahwa aset paling besar yang dia miliki adalah kemampuannya dalam membangkitkan antusiasme pada orang lain. Dan cara untuk membangkitkan antusiasme dan mendorong orang lain melakukan hal-hal terbaik adalah dengan memberi penghargaan yang tulus.
Hukum 2: Empathy
Empathy adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan dan mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti orang lain. Secara khusus Covey menaruh kemampuan untuk mendengarkan sebagai salah satu dari 7 kebiasaan manusia yang sangat efektif, yaitu kebiasaan untuk mengerti terlebih dahulu, baru dimengerti: “Seek First to Understand –understand then be understood to build the skills of empathetic listening that inspires openness and trust”, kata Covey. Inilah yang disebutnya dengan komunikasi Empatik. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun kerjasama atau sinerja dengan orang lain.
Rasa empati akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan (message) dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan (receiver) menerimanya. Olehkarena itu dalam ilmu pemasaran (marketing) memahami perilaku konsumen (consumer’s behavior) merupakan keharusan. Dengan memahami perilaku konsumen, maka kita dapat empati dengan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan, minat, harapan dan kesenangan dari konsumen. Demikian halnya dengan bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi dalam membentuk kerjasama tim. Kita perlu saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain dalam tim kita. Rasa empati akan menimbulkan respek atau penghargaan, dan rasa respek akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun teamwork.
Jadi sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan , kita perlu mengerti dan memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Sehingga nantinya pesan kita akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologi atau penolakan penerima.
Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan berikap perseptif atau siap menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang posotif. Banyak sekali dari kita yang tidak mau mendengar saran, masukan, apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif manakala tidak ada umpan balik (feedback) yang merupakan arus balik dari penerima pesan. Oleh karena itu dalam kegiatan komunikasi pemasaran above the lines (mass media advertising) diperlukan kemampuan untuk mendengar dan menangkap umpan balik dari audiensi atau penerima pesan.
Hukum 3: Audible
Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Hukum ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat Bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.
Hukum 4: Clarity
Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interprestasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Ketika saya bekerja di Sekretariat Negara, hal ini merupakan hukum yang paling utama dalam menyiapkan korespondensi tingkat tinggi. Karena kesalahan penafsiran atau pesan yang dapat menimbulkan berbagai penafsiran akan menimbulkan dampak yang tidak sederhana.
Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan trasparansi. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita. Karena tanpa keterbukaan akan menimbulkan sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita.
Hukum 5: Humble
Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Rendah hati tidak sama dengan rendah diri. Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum yang pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Sikap rendah hati pada intinya mencakup pengertian:
a. Sikap yang penuh melayani (dalam bahasa pemasaran (Customer First Attitude);
b. Sikap menghargai;
c. Mau mendengar dan menerima kritik;
d. Tidak sombong dan tidak memandang rendah orang lain;
e. Berani mengakui kesalahan;
f. Rela memaafkan;
g. Lemah lembut dan penuh pengendalian diri;
h. Mengutamakan kepentingan yang lebih besar.
Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan lima hukum pokok komunikasi yang efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang komunikator yang handal dan pada gilirannya dapat membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan (respect), karena inilah yang dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dan menguatkan.
Beberapa kiat sukses berkomunikasi:
1. Kenali dengan baik siapa lawan bicara kita.
2. Jangan terlalu banyak bicara dan kurang mendengar. Bersikaplah secara seimbang:
Berbicara dan mendengar sesuai kebutuhan. Ada nasihat menarik: “Diciptakannya dua telinga dan satu mulut pada diri kita adalah agar kita mendengar dua kali lebih banyak daripada berbicara”.
3. Jangan merasa (dan menampakkan) bahwa kita lebih tahu daripada lawan bicara kita.
4. Kenali betul-betul diri sendiri dan kemampuan diri sendiri.
a. Apa saja kemampuan dan kelebihan yang kita miliki.
b. Apa saja kelemahan dan kekurangan yang kita rasa cukup mengganggu komunikasi.
c. Kenali pula cara meningkatkan kelebihan dan menutupi kekurangan diri kita.
Bagaimana caranya agar kita bisa menerima diri kita secara apa adanya? Ada beberapa kiat lagi untuk bisa menerima diri sendiri apa adanya, dengan kelebihan dan kekurangannya, yaitu:
• Hargai diri sendiri.
Biasakan tidak terlalu membandingkan diri sendiri dengan orang lain,karena setiap orang itu unik. Kita dan orang lain berbeda segalanya.
• Hargai upaya yang sudah kita lakukan.
Walaupun mungkin belum berhasil, tetapi berusaha menghargai niat dan upaya yang telah kita lakukan.
• Tentukan tujuan hidup kita
Sebagai aktivis organisasi atau pemimpin suatu kelompok, tentukan tujuan aktivis Anda. Ingin menjadi pemimpin yang berpengaruhkah, ingin belajarkah, dan sebagainya.
• Berpikir positif terhadap diri sendiri dan orang lain
Ini tidak berarti menganggap kesalahan-kesalahan yang pernag Anda lakukan. Ini lebih ditekankan pada cara pandang (tashawwur, persepsi) Anda tentang diri Anda. Misalnya, jangan pernah berfikir bahwa saya tidak bisa begini kan karena saya memang begitu, dan lain-lain. Begitu juga dengan orang lain.
• Kembangkan minat dan kemampuan diri
Bersedia menghabiskan waktu dan tenaga untuk belajar dan melakukan tugas sampai tujuan tercapai.
• Kendalikan perasaan
- Tidak mudah marah
- Hadapi kesedihan secara wajar dan tidak berlebihan
- Tidak mudah terpengaruh keadaan sesaat